Vermietertipps für die Gewerbeabrechnung

Gewerbeabrechnung

Das ist zum Beispiel der Fall, wenn die Erdgeschossräume als Ladengeschäft genutzt werden. Viele Vermieter aber auch Mieter sind dann gerade bei gewerblicher Miete verunsichert und sogar oftmals der Meinung, dass die Mietzahlungen als auch die Nebenkosten ähnlich geregelt sind wie bei privaten Mietverträgen. Viele Vermieter gelangen dabei oft ins Hintertreffen und erleiden finanzielle Nachteile. Denn einerseits sind die meisten Informationen auch bei gewerblichen Pachtverträgen oft zugunsten des Mieters. Daher finden Sie nachfolgend einige Informationen und Tipps, falls Sie Immobilien gewerblich vermieten möchten.

Umfang der Nebenkostenabrechnung

Beim privaten Mietvertrag ist klar geregelt, was als Neben- oder Betriebskosten aufgeführt werden darf. Viele Mieter als auch Vermieter sind der Meinung, dass das auch bei gewerblicher Vermietung so ist. Dem ist aber nicht so - im Gegenteil: die Betriebs- oder Nebenkostenrechnung ist frei verhandelbar. So können folgende Punkte in die Nebenkostenabrechnung eingebracht werden:

- Strom für öffentliche Bereiche des Gebäudes
- Wasser und Abwasser
- Betriebs- und Wartungskosten, aber auch Bedien- und Reinigungskosten sowie natürlich die eigentlichen Energiekosten für die Heizungsanlage
- Kaminwartung und Reinigung sowie die Immissions- und Emissionsfeststellung
- Öffentliche und städtische Kosten wie die Grundsteuer, Müllabfuhr, Straßenreinigung, Winterdienst usw.
- Hausmeister oder Hauswarte einschließlich Sicherheitsdiensten und Sicherheitsinstallationen
- Wartung, und Pflege öffentlicher Bereiche wie Parkplätze, Gehwege, allgemeine Außenflächen sowie Gemeinschaftsräume wie Waschräume etc.
- Sämtliche Versicherungen im Zusammenhang mit dem Gebäude, nicht aber dem Vermieter
- Weitere, im Zusammenhang mit der Immobilie entstehende Kosten
- Unter besonderer Beachtung und bestimmten Voraussetzungen: nachträgliche und neue Neben- und Betriebskosten
- Die Umsatzsteuer aus sämtlichen Nebenkosten

Besonders hervorzuheben gilt es hier einige Kosten, die stark variieren können. So stellen sich die Heizkosten für eine wenig besuchte, exklusive Boutique sicherlich anders dar, als für ein Ladengeschäft mit einem ständigen Kommen und Gehen. Auch wird ein Restaurant sehr viel Müll produzieren, während im Zeitschriftenladen kaum welcher anfällt. Und werden viele fettige Küchendünste in entsprechende Luftschächte abgeleitet, sind diese wahrscheinlich ebenfalls sehr oft zu reinigen. Viele Mieter werden jedoch schon beim Vertragsabschluss, also bevor sie mit ihrem Gewerbe begonnen haben, einen Kostenschlüssel mit dem Vermieter aushandeln wollen. Innerhalb eines realistischen Rahmens kann das auch geschehen. Nur ist es dann ein unbedingtes Muss für den Vermieter, die bereits erwähnte Möglichkeit neuer Nebenkosten im Mietvertrag unbedingt zu berücksichtigen und keinesfalls auszuschließen. Dasselbe gilt auch für monatliche Abschlagszahlungen und dergleichen. Das ist besonders auch dann sinnvoll, wenn es sich um eine Neuimmobilie handelt und beide Parteien nicht wissen, wie hoch die Nebenkosten ausfallen können.

Umsatzsteuern

Bei gewerblichen Vermietern ist die Konstellation klar. Nicht aber bei privaten Vermietern, die gewerblich vermieten. Der Mietzins kann brutto für netto, also ohne Umsatzsteuer erfolgen. Dennoch kann der Vermieter unter bestimmten Voraussetzungen diese auch bei der Nebenkostenabrechnung einfordern. Dazu sollte er seine Steuer-Identitätsnummer der Nebenkostenabrechnung beifügen, dann kann der Mieter diese direkt an das Finanzamt überweisen. Damit erspart sich der Vermieter den Ärger mit der Weiterleitung an die Finanzbehörden. Andererseits ist ein privater Vermieter grundsätzlich befreit von der Umsatzsteuer, darf sie dann aber auch nicht erheben. Dennoch kann er, wenn er will, auch zur Zahlung inklusive Umsatzsteuer übergehen. Er könnte sie auch in Empfang nehmen, doch durch die direkte Überweisung des Mieters an das Finanzamt erspart sich der Vermieter zusätzlichen Arbeitsaufwand.

Energieeffizienzausweis

Energieeffizienzausweis

Zunächst musste dieser nur für privat genutzte Immobilien erbracht werden, zwischenzeitlich ist er aber auch für gewerbliche Räumlichkeiten laut Energie-Einsparverordnung, kurz EnEV, Pflicht. Dazu kann der Vermieter zwischen einem Bedarfs- und Verbrauchsausweis wählen. Während beim Verbrauchsausweis die Kosten der letzten drei Jahre herangezogen werden, erfolgt bei der Bedarfsermittlung für den Energieeffizienzausweis eine Begutachtung verschiedener Immobilienbestandteile wie beispielsweise Heizung, Kühlung, Lüftung oder Wärme- und Kälteschutzmaßnahmen. Durchgeführt werden darf sie von Architekten und Ingenieuren, aber auch von Handwerksbetrieben mit entsprechender Qualifikation. Wenn der Vermieter beauftragt, bleibt ihm überlassen, ebenso, ob Bedarfs- oder Verbrauchsausweis. Die Kosten für die Bedarfsermittlung sind natürlich deutlich höher, dürfen aber auch wieder auf die Nebenkosten umgelegt werden.

Fristen zur Nebenkostenabrechnung

Bei der privaten Vermietung gibt es Fristen für die Übermittlung der Nebenkostenabrechnung an den Vermieter. Diese gelten jedoch nicht bei gewerblicher Vermietung. Hier bestehen keine Fristen bzw. Verjährungsfristen. Dennoch muss der Vermieter beachten: laut einem OLG-Urteil kann der Mieter nach einigen Jahren davon ausgehen, dass keine Abrechnung mehr erfolgt. Wie viel das aber genau ist, ist wohl wieder richterlicher Ermessungsspielraum.

Das größte Problem für Vermieter und insbesondere private Vermieter, die gewerblich vermieten, ist der immense Aufwand, der hinter der Nebenkostenabrechnung steht. Oft ist es auch die Unkenntnis, wie sie zu erfolgen hat, die zu einer Verzögerung führt.

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